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学校怎么做好档案管理
2014-8-20 12:02 | 发布人: y355356475 | 阅读: 6435 |
  平时做到位 轻松迎检查
  ——“高标准、严要求”做好学校日常档案工作
  每学期我们都要接受市局及上级主管部门对学校各项工作的督导评估检查,在每次的检查中,我校的档案材料均受到了被检人员的一直称赞。根据在接收上级各种检查整理材料的过程及过后的总结、反思中,总结出了点滴体会和认识,就如何做好学校常规档案工作愿和大家一起交流,以便正确认识检查,从容迎接检查,把这项工作做得更好。
  一、了解两个概念
  (一)什么是学校档案
  学校档案是学校集体或个人在管理、教育教学和教研等活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料,它是真实、完整、系统地反映各项工作活动的特点和规律的历史记录,是学校一切工作的综合反映,是体现全校教职工劳动和智慧的结晶。它既是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验的总结,又是促进学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。
  (二)什么是档案整理
  档案整理,是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料,进行基本的分类、组合和编目,使其系统化、科学化,有利于档案的保管和使用。
  二、理解上级对学校各项工作检查的目的意义
  我们每年都要多次接受上级部门对学校各项工作的检查,涉及到学校工作的方方面面。督导检查组到校后,一般就是听汇报,看材料,开座谈,实地看。每一项内容查得都非常认真,特别是看材料,更是成为检查的重点。因为我们的主要工作成绩都是用档案这种形式来表现的,检查、验收、考评指标也都在档案中体现。
  上级部门对学校各项工作的检查主要目的就是督促、指导学校全面贯彻党的教育方针,遵循教育规律,深化教育改革,转变教育观念,优化学校管理,改革教学内容和方法,全面提高办学水平和质量,为国家培养建设者和接班人,使学校实现可持续发展战略目标;引导社会、家长用正确的标准评价学校,关心和支持学校工作;促进学校事业和改革健康发展,推进和谐校园建设。其实,从另一个方面来说,无论什么检查都是对学校工作的促进。
  三、把握标准,把工作做在平时
  根据多年来的工作情况,我认为,无论什么工作,扎扎实实做好平常工作,才能做到遇事不惊。我们是怎样做好平时常规档案资料的收集、整理、立卷、归档,轻松迎接上级部门对学校工作的检查的呢?
  1、加强领导,把档案工作纳入日程。各部门高度重视本部门日常档案管理工作,针对本处室和本专业部的工作,明确一名兼职档案员,负责本部门日常档案工作。
  2、认真组织学习,提高档案业务水平。学校档案室档案员定期对各处室、各专业部的兼职档案员召开业务学习会,学习有关档案管理办法和归档文件整理规则,增强工作人员的档案意识,提高素质;根据工作中出现的新情况、新问题,给兼职档案员提出要求,使他们通过干中学、学中干,慢慢熟悉档案管理业务,掌握档案立卷、归档的方式、方法,为更科学、更规范做好学校的档案工作打下基础。
  3、抓住重点,细致收集各种资料。俗话说“巧妇难为无米之饮”,档案工作的一个重点就是真实、完整地收集学校在教育教学过程中形成的各种文件资料。平时各处室人员注重对文件资料、活动材料进行收集和积累。对开展的重要活动给予关注或跟踪,及时收集纸质、音像、照片等各种载体的信息资料,并不定期地向各级领导收集材料,努力将真实、完整的资料“尽收囊中”,做细做实了工作中“收集”这一环节。
  4、克服难点,认真系统进行整理。每个部门每学期新形成的档案都很多,我们对教育教学工作、管理工作中形成的各种文件资料进行系统梳理,理清各类文件资料之间的有机联系,把同一事由且有着密切关联的资料整理成一个有机的整体,把杂乱的文件资料整理成有序可查的档案。对于需要经过较长时间才能完成的工作,更是注意平时材料的积累,等活动一结束,就立即整理。
  5、注重细节,高质完成归档工作。档案工作包含了收集、整理、鉴定、装订、排序、著录等各个环节。各个环节工作的好坏,都直接影响档案的质量高低。因此,各处室工作人员都非常注意各个细节,认真编号,用统一格式进行目录的编制,装订整齐美观。养成了形成一卷,整理一卷的好习惯。
  四、常规档案整理实例。
  (一)计划总结类:
  开学初,学校各处室和各专业部均按照学校的整体工作计划,制定了各自部门的工作计划,还有教研组工作计划、教师个人工作计划、班主任工作计划等。将这些工作计划收集整理好,等学期结束时与期末的各项工作、活动总结收集、分类进行装订。
  (二)教育教学活动类
  学期中间,在学校教育教学工作中,常常开展多项活动,实施各项活动时,我们注重收集活动中的各种文字材料。例如:
  1、教学活动类
  (1)优质课、公开课评比:我们收集比赛方案、参赛人员、评分标准及评分表、获奖人员名单(或表彰决定)、音像资料、宣传报道等;
  (2)教案检查:我们收集检查标准、结果统计表、评选等次等;
  (3)学校运动会:我们收集运动会的秩序册,各项目的参加人员、评委、积分表、取得名次、获奖情况、照片、总结、新闻报道等。
  2、政教、团委活动类
  (1)学生安全知识竞赛:我们收集参加班级、参赛形式、知识内容、打分表、获奖情况、小结、照片、新闻报道等。
  (2)升旗仪式:我们收集开学初的安排,记录的每次升旗时间、升旗手、主持人,参加人员、国旗下讲话稿以及相关照片及新闻报道等。
  (3)团日活动:(我校常利用周六、周日外出活动)我们收集活动方案、活动内容、活动小结、照片、新闻稿件等。
  3、工会活动
  (1)学校十件大事评选:我们收集的材料有评选通知、各部门上报的材料、评选结果通报、奖励情况及新闻报道。
  (2)排球比赛:我们收集的有竞赛方案、比赛日程安排、比赛成绩记录、表彰决定、奖励情况、新闻报道。
  (3)读书交流表彰会:我们收集的有活动方案、议程、表彰文件、交流稿件、新闻报道。
  “常规档案资料是学校工作的历史脚印”,我们的档案资料管理人员以高度负责态度,积极、主动、科学地做好档案资料的收集、整理与管理工作。
  在平时的资料收集方面我们做到:制度化、部门化和条理化;在档案的装订方面科学规范。由于我们留心日常工作中的档案材料,并及时收集、整理、立卷、归档,无论遇到什么检查,也无论由那个部门负责牵头迎接上级的检查,我们只是按照检查内容要求,把各部门日常工作中与检查内容相关的档案收集上来,按照各项检查的评估标准、评分细则分类即可。
  同时还把每次各级领导检查后的反馈建议记下来,作为以后重点整改的地方,这样不断完善,逐步提高。
  五、感悟
  上级部门对学校工作的检查,其目的只有一个,那就是督促、指导促进学校工作。由于我们真正认识到上级对学校工作督导检查的重要性,因此在平时工作中,我们加强常规工作中资料的收集与管理,使学校工作正常有序,每项工作有章可循;所以说只要我们把工作做到平时,就会轻松从容迎接督导检查。
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